Reguli privind exercitarea drepturilor persoanelor vizate
Aceste reguli („Regulile”) stabilesc modalitățile prin care persoanele fizice ale căror date cu caracter personal sunt prelucrate de FICOSOTA MARKETING ROMANIA S.R.L. („Ficosota") își pot exercita drepturile în conformitate cu Regulamentul General privind Protecția Datelor.
Partea 1: Principii generale
1.1. Ficosota prelucrează și protejează datele cu caracter personal colectate în desfășurarea activității sale în mod corect, legal și în scopurile pentru care sunt colectate.
1.2. Angajații care prelucrează date cu caracter personal în scopul marketing-ului de produs, încheierii de contracte pentru achiziționarea de bunuri, îndeplinirea obligațiilor asumate prin acele contracte, ca parte din obligațiile de serviciu, vor adera la principiile de mai jos atunci când prelucrează date cu caracter personal:
i) Datele cu caracter personal sunt prelucrate în mod legal și corect.
ii) Datele cu caracter personal sunt colectate în scopuri specifice, explicite și legitime și nu sunt prelucrate într-un mod incompatibile cu aceste scopuri.
iii) Datele cu caracter personal colectate și prelucrate în procesul de management al resurselor umane trebuie să fie relevante, să se refere la și să deservească exclusiv scopurile în care au fost colectate.
iv) Datele cu caracter personal sunt corecte și, acolo unde este necesar, sunt actualizate.
v) Datele cu caracter personal sunt șterse sau corectate atunci când se constată că sunt incorecte sau disproporționate față de scopurile în care sunt prelucrate.
vi) Datele cu caracter personal sunt păstrate într-o formă care permite identificarea persoanelor vizate doar pentru perioadele necesare scopurilor pentru care datele cu caracter personal sunt prelucrate.
1.3. Angajații care prelucrează date cu caracter personal beneficiază de sesiuni de pregătire inițială și regulată și se familiarizează cu legislația aplicabilă.
Partea a 2-a: Definiții
Expresiile de mai jos vor avea următoarele înțelesuri:
„Date cu caracter personal" înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale;
„Legislație aplicabilă" înseamnă legislația Uniunii Europene și legislația Republicii România care sunt relevante pentru protecția datelor cu caracter personal;
„Creare de profiluri" înseamnă orice formă de prelucrare automată a datelor cu caracter personal care constă în utilizarea datelor cu caracter personal pentru a evalua anumite aspecte personale referitoare la o persoană fizică, în special pentru a analiza sau prevedea aspecte privind performanța la locul de muncă, situația economică, sănătatea, preferințele personale, interesele, fiabilitatea, comportamentul, locul în care se află persoana fizică respectivă sau deplasările acesteia;
„Persoana vizată" o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale
„Regulamentul (UE) 679/2016" înseamnă Regulamentul (UE) 679/2016 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul General privind Protecția Datelor), publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene din 4 mai 2016.
Partea a 3-a: Drepturile persoanelor vizate
Persoanele vizate au următoarele drepturi cu privire la datele lor cu caracter personal:
i) Dreptul de acces;
ii) Dreptul la rectificare;
iii) Dreptul la portabilitatea datelor;
iv) Dreptul la ștergerea datelor (‘dreptul de a fi uitat);
v) Dreptul la restricționarea prelucrării;
vi) Dreptul de obiecțiune la prelucrarea datelor cu caracter personal;
vii) Dreptul persoanei vizate de a nu fi supusă unei decizii exclusiv pe baza unei prelucrări automate, indiferent dacă prelucrarea include realizarea de profiluri.
Dreptul de acces
2.1. La cerere, Ficosota va furniza persoanelor interesate următoarele informații:
i) Dacă prelucrează sau nu datele cu caracter personal ale persoanei vizate;
ii) O copie a datelor cu caracter personal ale persoanei respective, care sunt prelucrate de Ficosota, și
iii) O explicație privind datele cu caracter personal care sunt prelucrate.
2.2. Explicația prevăzută la pct. 2.1 (iii) de mai sus va cuprinde următoarele informații despre datele cu caracter personal prelucrate de Ficosota:
i) Scopul prelucrării;
ii) Categoriile de date cu caracter personal prelucrate;
iii) Destinatarii sau categoriile de destinatari cărora datele cu caracter personal le-au fost sau le vor fi dezvăluite, în special destinatarii din terțe state sau organizațiile internaționale;
iv) Acolo unde este posibil, perioada vizată pentru care vor fi stocate datele cu caracter personal sau, dacă nu este posibil, criteriile utilizate pentru stabilirea perioadei respective;
v) Existența dreptului de a solicita rectificarea sau ștergerea datelor cu caracter personal sau restricționarea prelucrării datelor cu caracter personal referitoare la persoana vizată sau de a se opune prelucrării respective;
vi) Dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere;
vii) Dacă datele cu caracter personal nu sunt colectate de la persoana vizată, orice informații disponibile privind sursa;
viii) Existența procesului decizional automatizat, indiferent dacă prelucrarea include crearea de profiluri și informații semnificative privind motivele, precum și semnificația și consecințele prelucrării respective pentru persoana vizată;
ix) Dacă datele cu caracter personal sunt transferate unui terț stat sau unei organizații internaționale, persoana vizată va avea dreptul de a fi informată despre măsurile adecvate de protecție aferente transferului.
2.3. Explicația privind datele care sunt prelucrate vor cuprinde informațiile pe care Ficosota le furnizează persoanelor vizate prin intermediul notificărilor referitoare la protecția datelor.
3.1. La cererea persoanei vizate, Ficosota poate transmite o copie a datelor cu caracter personal care sunt prelucrate.
3.2. La depunerea unei copii a datelor cu caracter personal, Ficosota nu va transmite următoarele categorii de date cu caracter personal:
i) Datele cu caracter personal ale terților, cu excepția cazului în care a fost obținut acordul expres al acestora;
ii) Datele care reprezintă secrete comerciale, drepturi de proprietate intelectuală sau informații confidențiale;
iii) Orice alte informații protejate de legislația aplicabilă.
3.3. Asigurarea accesului persoanelor vizate nu va aduce atingere drepturilor și libertăților terților și nu va conduce la nerespectarea de către Ficosota a obligațiilor sale legale.
4.1. În cazurile în care cererile de acces sunt vădit nefondate sau excesive pe motiv de repetabilitate, Ficosota poate aplica o taxă rezonabilă în considerarea cheltuielilor administrative suportate pentru furnizarea informațiilor sau poate refuza să dea curs cererii respective de acces.
4.2. Ficosota va decide de la caz la caz dacă o cerere este vădit nefondată sau excesivă ori nu.
4.3. Dacă Ficosota refuză accesul la datele cu caracter personal, va prezenta motivele care stau la baza refuzului și va informa persoana vizată despre dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal și instanțele de judecată.
Dreptul la rectificare
5.1. Persoanele vizate pot solicita ca datele lor cu caracter personal care sunt prelucrate de Ficosota să fie rectificate în cazul în care sunt incorecte sau incomplete.
5.2. În cazul în care condițiile cererii de rectificare a datelor cu caracter personal au fost îndeplinite, Ficosota va notifica ceilalți destinatari cărora le-au fost transmise date cu caracter personal (de exemplu, autoritățile de stat, furnizorii de servicii), astfel încât aceștia să poată opera modificările.
Dreptul la ștergerea datelor (‘dreptul de a fi uitat)
6.1. La cerere, Ficosota va fi obligată să șteargă datele cu caracter personal, dacă există oricare din următoarele motive:
i) Datele cu caracter personal nu mai sunt necesare în legătură cu scopurile pentru care au fost colectate sau prelucrate în alt mod;
ii) Persoana vizată își retrage acordul care stă la baza procesării și nu mai există alte argumente juridice pentru prelucrare;
iii) Persoana vizată se opune prelucrării și nu există argumente juridice contrarii care permit prelucrarea;
iv) Persoana vizată se opune prelucrării datelor cu caracter personal în scopuri de marketing direct;
v) Datele cu caracter personal au fost prelucrate în mod ilegal;
vi) Datele cu caracter personal au fost șterse pentru a respecta o obligație legală ce incumbă Ficosota;
vii) Datele cu caracter personal au fost colectate în legătură cu oferta de servicii a societății informaționale adresată copiilor, în sensul art. 8(1) al Regulamentului (UE) 679/2016.
6.2. Ficosota nu va fi obligată să șteargă datele cu caracter personal dacă prelucrarea acestora este cerută:
i) Pentru exercitarea dreptului la libertatea exprimării și informării;
ii) Pentru respectarea obligației legale ce incumbă Ficosota;
iii) Pentru motive ce țin de interesul public în domeniul sănătății publice în conformitate cu lit. (h) și (i) ale art. 9(2) și art. 9(3) din Regulamentul (UE) 679/2016;
iv) Pentru atingerea obiectivelor de interes public, științific sau în scopuri de cercetare istorică sau statistică în conformitate cu art. 89(1) din Regulamentul (UE) 679/2016, în măsura în care dreptul la ștergerea datelor este de natură să împiedice sau să prejudicieze grav atingerea obiectivelor prelucrării respective; sau
v) Pentru promovarea, exercitarea căilor de atac sau administrarea apărării în litigii.
Dreptul la restricționarea prelucrării
7.1. Persoanele vizate vor avea dreptul de a obține de la operator restricționarea prelucrării în oricare din situațiile de mai jos:
i) Corectitudinea datelor cu caracter personal este contestată de persoana vizată; restricționarea prelucrării se aplică pentru perioada necesară operatorului pentru a verifica corectitudinea datelor cu caracter personal;
ii) Prelucrarea este ilegală iar persoana vizată se opune ștergerii datelor cu caracter personal și solicită în schimb restricționarea utilizării acestora;
iii) Ficosota nu mai are nevoie de date cu caracter personal în scopul prelucrării, dar acestea sunt solicitate de persoana vizată în scopul promovării, exercitării căilor de atac sau administrării apărării în litigii;
iv) Persoana vizată s-a opus prelucrării din motive de interes legitim al Ficosota iar verificarea dacă interesele legitime ale operatorului prevalează asupra celor ale persoanei vizate este în curs.
7.2. Ficosota poate prelucra date cu caracter personal a căror prelucrare este restricționată exclusiv în scopurile de mai jos:
i) Pentru stocarea datelor;
ii) Cu acordul persoanei vizate;
iii) Pentru promovarea, exercitarea căilor de atac sau administrarea apărării în procese;
iv) Pentru protejarea drepturilor unei alte persoane fizice; sau
v) Pe motive solide ce țin de interesul public.
7.3. Dacă persoana vizată a solicitat restricționarea prelucrării și dacă există motivele enumerate la pct. 7.1 de mai sus, Ficosota va informa persoana vizată înainte de anularea restricționării prelucrării.
Dreptul la portabilitatea datelor
8.1. Persoana vizată va avea dreptul de a primi datele cu caracter personal privind propria persoană pe care le-a comunicat Ficosota, într-un format structurat, utilizat în mod curent, prelucrabil automat.
8.2. La cerere, datele respective pot fi transmise unui alt operator desemnat de persoana vizată, dacă acest lucru este fezabil din punct de vedere tehnic.
8.3. Persoana vizată își poate exercita dreptul la portabilitatea datelor în următoarele situații:
i) Prelucrarea se face cu acordul persoanei vizate;
ii) Prelucrarea are la bază o obligație contractuală;
iii) Prelucrarea se realizează automat.
8.4. Dreptul la portabilitatea datelor nu va aduce atingere drepturilor și libertăților altor persoane.
Dreptul la opoziție
9.1. Persoana vizată va avea dreptul de a se opune prelucrării de către Ficosota a datelor sale cu caracter personal dacă acestea sunt prelucrate pe baza oricăruia din motivele de mai jos:
i) Prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini în interes public sau în exercitarea unei atribuții oficiale încredințate operatorului;
ii) Prelucrarea este necesară în scopuri legate de interesele legitime ale Ficosota sau ale unui terț;
iii) Prelucrarea datelor presupune crearea de profiluri.
9.2. Ficosota nu va mai prelucra date cu caracter personal decât dacă demonstrează că există motive legitime imperative pentru prelucrare, care prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților persoanei vizate sau pentru promovarea, exercitarea căilor de atac ori administrarea apărării în instanță.
Dreptul de a se opune prelucrării datelor cu caracter personal în scopuri de marketing direct
10.1 În cazul în care datele cu caracter personal sunt prelucrate în scop de marketing direct, persoana vizată are dreptul de a se opune în orice moment prelucrării acestora în scopuri de marketing direct, inclusiv creării de profiluri, în măsura în care acestea se referă la marketing-ul direct.
10.2 Dacă persoana vizată se opune prelucrării în scopuri de marketing direct, datele cu caracter personal nu vor mai fi prelucrate în acest scop.
Dreptul de a obține intervenția umană în cazul procesului decizional automatizat
11.1 În cazul în care Ficosota ia decizii individuale automatizate indiferent dacă acestea au fost luate utilizând crearea de profiluri sau nu, iar acestea conduc la efecte juridice asupra oricăror persoane fizice sau le afectează semnificativ în mod similar, aceste persoane pot solicita re-evaluarea deciziei, cu intervenție umană și de a-și exprima punctul de vedere.
11.2 Ficosota va furniza persoanelor vizate, sub rezerva procesului decizional automat, informații semnificative privind motivele, precum și semnificația și consecințele vizate ale prelucrării datelor persoanei respective.
Partea a 4-a: Modalități de exercitare a drepturilor persoanelor vizate:
12.1 Persoanele vizate își pot exercita drepturile prevăzute în aceste Reguli prin depunerea unei cereri de exercitare a drepturilor respective.
12.2 Cererile persoanelor vizate privind exercitarea drepturilor pot fi depuse după cum urmează:
i) Electronic, la adresa de e-mail: dpo@ficosota.com
ii) Personal, la birourile Ficosota
iii) Prin poștă, la adresa sediului social al Ficosota: Shumen, 48, Madara Blvd., Bulgaria
12.3 Cererile de exercitare a drepturilor legate de protecția datelor cu caracter personal vor cuprinde următoarele informații:
i) Datele de Identificare a persoanei – numele și prenumele și CNP-ul
ii) Detalii de feedback – adresa, numărul de telefon, adresa de e-mail
iii) Cererea – descrierea obiectului cererii
12.4 Ficosota va furniza informații despre măsurile luate în legătură cu solicitările persoanelor vizate de a-și exercita drepturile, în termen de o lună de la primirea solicitărilor în acest sens.
12.5 Perioada respectivă poate fi prelungită cu două luni suplimentare dacă este cazul, luând în considerare complexitatea și numărul de solicitări depuse de persoanele vizate. Ficosota va informa persoana vizată despre orice astfel de prelungire în termen de 1 lună de la primirea solicitării, indicând motivul întârzierii.
12.5. Ficosota nu va fi obligată să răspundă unei solicitări în cazul în care nu poate identifica persoana vizată.
12.6 Ficosota poate solicita furnizarea unor informații suplimentare necesare pentru a confirma identitatea persoanei vizate, în cazul în care există suspiciuni rezonabile privind identitatea persoanei fizice care adresează solicitarea.
12.7 În cazul în care solicitarea este transmisă prin mijloace electronice informațiile vor fi furnizate prin mijloace electronice dacă este posibil, cu excepția cazului în care persoana vizată solicită altfel.
12.8 Aceste Reguli intră în vigoare la data de 25.05.2018.